1. Potrzeba rewizji polityki Państwa względem benefitów pracowniczych
Żyjemy w coraz szybciej zmieniającym się społeczeństwie. Niesprzyjające czynniki demograficzne powodują, że pracodawcy powinni już dziś zwiększać inwestycje w zdrowie i długotrwałą aktywność zawodową swoich pracowników. Powinni także zadbać o atrakcyjność miejsc pracy, aby zachęcać pracowników do pozostawania w strukturze przedsiębiorstwa nawet po nabyciu uprawnień emerytalnych. Państwo powinno natomiast wysiłki te aktywnie wspierać poprzez rozsądną politykę promocji wartościowych benefitów pracowniczych.
Wraz ze zmianami demograficznymi konieczne będzie zwiększenie aktywności zawodowej np. seniorów czy osób z niepełnosprawnościami. Tacy pracownicy posiadają pewne potrzeby, które pracodawcy muszą skutecznie identyfikować i na nie odpowiadać. Dbanie o długotrwałą aktywność zawodową nie może jednak ograniczać się wyłącznie do seniorów. Każdy, nawet młody dziś pracownik, kiedyś będzie seniorem. Także w dobrze pojętym interesie zarówno pracodawców, jak i Państwa jest wspieranie ich długiej aktywności na rynku pracy. Odpowiedzią na to mogą być benefity sportowe, żywieniowe (pomagające podnieść jakość posiłków), czy nawet te związane z dojazdami do pracy. Państwo powinno natomiast traktować tego rodzaju wydatki pracodawcy jako swego rodzaju inwestycję, pożyteczną również dla finansów publicznych. Zdrowy i aktywny pracownik mniej choruje i później przechodzi na emeryturę, a to bezpośrednio może w przyszłości przynieść ogromne korzyści dla finansów publicznych.
2. Metoda marchewki, a nie kija
Od wielu miesięcy toczy się dyskusja dotycząca różnych form wykonywania pracy zarobkowej w naszym kraju. Państwo uszczelnia różnego rodzaju wyłomy prowadzące do ucieczki z umowy o pracę do relacji B2B, które są korzystniejsze finansowo dla pracowników i pracodawców. Dla przykładu: przy minimalnym wynagrodzeniu wynoszącym w 2026 r. 4806 zł brutto, pracownik otrzymuje netto około 3605 zł, zaś koszt pracodawcy (czyli faktyczny koszt zatrudnienia) to około 5790 zł. To aż 2185 zł różnicy między wynagrodzeniem netto a kosztem pracodawcy. Różnica ta rośnie wraz ze wzrostem zarobków i o ile w przypadku minimalnego wynagrodzenia przejście na relację B2B nie jest opłacalne, to przy większych dochodach sytuacja zmienia się znacząco. Składki na ubezpieczenia społeczne to obecnie 1926,76 zł (do tego dochodzi możliwość skorzystania z „0 ZUS” i „małego ZUS” na początku działalności).
Tymczasem wspieranie benefitów pracowniczych przez Państwo może okazać się „metodą marchewki” – w przeciwieństwie do „metody kija”. Jeśli pracownik widzi, że na B2B zarobi 1000 zł więcej na rękę, ale na umowie o pracę uzyska szereg benefitów pozapłacowych, to rachunek zysków i strat może się całkowicie odmienić. I to bez konieczności kontroli i karania kogokolwiek za próbę obejścia obowiązujących przepisów.
3. Jak zwiększyć atrakcyjność umów o pracę i zapewnić bezpieczeństwo socjalne pracowników
Prawodawca już w 1998 r. wprowadził rozporządzenie w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, które w § 2 wprowadziło katalog przychodów niewliczanych do podstawy wymiaru składek. Na przestrzeni lat katalog ten był zmieniany, jednak sama ratio legis tego przepisu pozostaje niezmienna – prawodawca uznał, że pewien katalog świadczeń nie stanowi ekwiwalentu za pracę i ma charakter celowy. Jednocześnie stanowią one swego rodzaju zachętę dla pracodawców do oferowania pracownikom benefitów, które nie są tak kosztowne jak podwyżka wynagrodzenia. Ta ostatnia – jak już wskazano we wstępie – wiąże się łącznie z kilkadziesięcioma procentami obciążeń o charakterze publicznoprawnym. Pracownicy uzyskują wymierną korzyść, a pracodawcy mogą w ten sposób budować dobry wizerunek, przyciągać nowych pracowników i zapewnić ich retencję w organizacji. To także korzyść dla samego Państwa, które od lat stara się zwiększyć atrakcyjność umów o pracę względem relacji B2B.
Wskazać jednak należy, że promocja benefitów pracowniczych w ostatnich latach została w pewien sposób zaniedbana przez Państwo. Przepisy są zaostrzane, limity nie podlegają waloryzacji, a czasem nawet są obniżane. Jest to niezrozumiałe zarówno dla pracodawców, jak i samych pracowników, których przedstawiciele w postaci związków zawodowych wielokrotnie mówili wspólnym głosem z reprezentantami pracodawców, choćby w ramach dyskusji na forum Rady Dialogu Społecznego. Oczywiście benefity nie mogą być substytutem wynagrodzenia i nie powinny zmierzać do obniżania świadczeń socjalnych pracowników przez zastępowanie nimi części pensji. Niemniej obowiązujące w Polsce standardy są dalekie od wielu europejskich krajów. Fundacja Forum Prawa i Gospodarki przyjrzała się katalogowi zawartemu w § 2 rozporządzenia składkowego i przedstawia postulaty de lege ferenda – zmian, które w przyszłości mogą przynieść liczne korzyści zarówno pracodawcom i pracownikom, jak i pośrednio samemu Państwu.
4. § 2 ust. 1 pkt 11 – benefity żywieniowe
Jednymi z najważniejszych i najpopularniejszych obecnie benefitów oferowanych pracownikom przez polskie przedsiębiorstwa są benefity żywieniowe. Wartość tych bonów w świetle obecnych przepisów – do wysokości 450 zł – jest wyłączana z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Dofinansowanie posiłków budzi jednak wiele praktycznych wątpliwości. Przepis rozporządzenia składkowego stanowi, że zwolniona jest:
„wartość finansowanych przez pracodawcę posiłków udostępnianych pracownikom do spożycia bez prawa do ekwiwalentu z tego tytułu oraz wartość otrzymanych przez pracowników bonów, talonów, kuponów i kart przedpłaconych uprawniających do nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych – do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie kwoty 450 zł”.
Z całą pewnością jest to benefit przynoszący korzyści dla każdej ze stron – pracodawcy, pracownika, ale też Państwa. Pracodawca w ten sposób uzyskuje narzędzie budujące jego dobry wizerunek, umożliwiające mu zwiększenie atrakcyjności miejsca pracy, a tym samym przyciągnięcie nowych pracowników i utrzymanie już zatrudnionych w strukturach organizacji. Pracownik uzyskuje z kolei realną wartość pieniężną, którą może przeznaczyć na posiłki, co finalnie pozwala mu na oszczędność określonej kwoty w jego budżecie.
Państwo zyskuje natomiast w różnych wymiarach. Po pierwsze, „pieniądze” z tych kart generują sprzedaż posiłków, która sama w sobie jest opodatkowana, stanowi przychód po stronie przedsiębiorstwa gastronomicznego i na tym poziomie pozwala generować dodatkowe środki napływające do funduszy publicznych. W szerszym jednak znaczeniu benefity żywieniowe stanowią jeden z podstawowych mechanizmów prozdrowotnych. Środki te mogą być przeznaczane wyłącznie na posiłki, co z pewnością daje pracownikowi większą swobodę w urozmaicaniu diety, dbaniu o jej różnorodność i jakość. Mogą sprawić, że pracownik sięgnie po coś zdrowszego, ale czasem też bardziej kosztownego. Nawet jeśli pracownik dzięki benefitom żywieniowym zapewni sobie tylko podstawowy i prosty posiłek, to zaoszczędzone w ten sposób środki w budżecie ogólnym mogą pozwolić mu na dokonywanie lepszych wyborów żywieniowych w pozostałym zakresie. Benefit ten może zatem być jednym z elementów przemyślanej polityki wspierającej zdrowie i dobrobyt pracowników w miejscu pracy, podobnie jak benefity sportowe czy pakiety medyczne.
W tym miejscu należy zastanowić się, czy obecne brzmienie przepisów jest optymalne. Przede wszystkim wskazać należy na stały miesięczny próg – kwotę 450 zł. Wprowadzenie sztywnej kwoty, która wymaga co jakiś czas rewizji (często poprzedzonej długą debatą), jest z perspektywy pracowników i pracodawców niezrozumiałe. Przypomnieć należy, że w pierwotnym brzmieniu tego przepisu mowa była o: „wysokości nieprzekraczającej miesięcznie jednej czwartej bieżącego najniższego wynagrodzenia za pracę”. W 2026 r. minimalne wynagrodzenie za pracę wynosi 4806 zł, co przekładałoby się na kwotę zwolnienia w wysokości 1201,50 zł. Obecny próg zwolnienia jest zatem ponad 2,5-krotnie niższy, niż pierwotnie zakładano. Zmiana przepisów wprowadzająca sztywny próg kwotowy nastąpiła w 2004 r., gdy ustalono stałą kwotę 190 zł. Została ona podwyższona dopiero w 2022 r. do 300 zł i w 2023 r. do 450 zł. Celem tych zmian było uszczelnienie systemu ubezpieczeń społecznych i uniemożliwienie praktyki zastępowania części wynagrodzenia benefitami. Trudno jednak znaleźć uzasadnienie dla braku podwyższenia kwoty 190 zł przez blisko dwie dekady.
Również obecnie sztywny limit kwotowy wydaje się nieracjonalny. Benefity nie mogą zastępować wynagrodzenia i stanowić „optymalizacji składkowej”, ale obecna konstrukcja przepisów powoduje konieczność ciągłej ich aktualizacji i dostosowywania do warunków gospodarczych. Podobne benefity istnieją w wielu krajach Unii Europejskiej i są obecnie odczuwalnie wyższe, bez względu na to, czy jest to kraj bogatszy jak Belgia (około 187 euro), Niemcy (około 161 euro), czy relatywnie biedniejszy jak Grecja (około 126 euro) czy Słowacja (około 120-140 euro).
Kwota zwolnienia wynikająca z benefitu żywieniowego nie musi być bardzo wysoka. Powinna natomiast odpowiadać realnemu kosztowi zakupu obiadu dla pracownika w każdym dniu roboczym. Przyjmując przeciętną liczbę 21 dni roboczych w miesiącu, kwota 450 zł odpowiada zaledwie 21,43 zł dziennie. Jeśli przyjrzymy się cennikom prostych posiłków w zwykłych barach mlecznych, to bez trudu zauważymy, że ceny są wyższe i wahają się w okolicach 30 zł za najtańsze, pełnowartościowe posiłki.
Mając na względzie powyższe, postulujemy podwyższenie limitu kwotowego benefitów żywieniowych i powiązanie go z miarodajnym wskaźnikiem – np. przeciętnym wynagrodzeniem. Dzięki temu kwota ulegałaby corocznej waloryzacji bez konieczności ciągłego dokonywania zmian w rozporządzeniu.
Warto również poruszyć kwestie, które wywołują trudności interpretacyjne. Jedną z nich jest użycie w przepisie sformułowania: „nabycia wyłącznie posiłków w placówkach gastronomicznych lub handlowych”. Praktyka interpretacyjna tego przepisu pokazuje wiele absurdalnych sytuacji, gdy pojawiają się wątpliwości, czy np. zakup banana bądź napoju bezalkoholowego stanowi zakup posiłku, czy też samego produktu spożywczego, który nie podlega zwolnieniu ze składek na ubezpieczenia społeczne. Pojawiają się także wątpliwości dotyczące tego, czy pracownik może kupić posiłek w automatach vendingowych – obecna interpretacja przepisów przez organy kontrolne kwestionuje taką możliwość. Dzieje się tak mimo faktu, że np. kanapka czy sałatka z takiego automatu niczym nie różni się od produktu zakupionego kilkaset metrów dalej w sklepie spożywczym. Warto też wskazać na wciąż istniejące wśród pracodawców obawy dotyczące dokumentowania owych wydatków przez pracowników. Obecnie pojawiła się przychylna pracodawcom i pracownikom linia interpretacyjna ZUS, która wskazuje na brak konieczności dokumentowania wydatków paragonami. Jest to jednak założenie oparte na interpretacjach w sprawach indywidualnych, nie zaś na jasnej treści samych przepisów.
Kolejne wątpliwości interpretacyjne, do których należałoby się odnieść, dotyczą środków niewykorzystanych przez pracownika w danym miesiącu na różnego rodzaju kartach przedpłaconych. Kwestią sporną, która nie jest w sposób jednoznaczny rozstrzygnięta w przepisach, jest możliwość zwolnienia z podstawy wymiaru składki części kwoty niewykorzystanej w danym miesiącu i przeniesionej na kolejny. Pracownicy z różnych względów (np. urlopów) nie wykorzystują całości przysługujących im środków w danym miesiącu, co nie powinno pozbawiać ich prawa do skorzystania z tej kwoty w miesiącu kolejnym.
Warto w tym miejscu wskazać na orzeczenie Naczelnego Sądu Administracyjnego z 7.02.2023 r. (II FSK 1686/20), które dotyczyło co prawda podatku dochodowego, ale w niemal identycznym schemacie przepisu (bony na posiłki, artykuły spożywcze, napoje bezalkoholowe, gdy pracodawca realizuje obowiązki BHP). NSA stwierdził wprost, że:
- przepis podatkowy zwalniający z PIT nie nakłada na pracodawcę obowiązku kontrolowania, jakie konkretnie produkty spożywcze pracownik nabywa za bon;
- organ interpretacyjny próbował wprowadzić pozaprawny warunek, aby pracodawca weryfikował, czy na podstawie bonu pracownik kupuje produkty o określonych parametrach żywieniowych;
- NSA uznał to za błędną wykładnię – nie można domagać się od pracodawcy kontroli koszyka zakupów (czyli weryfikacji, czy posiłek spełnia normy i jakie to są dokładnie produkty).
Dlatego też postulujemy większą liberalizację tegoż przepisu, która umożliwi korzystanie z nowoczesnych rozwiązań, jak np. maszyny vendingowe, bez obaw o to, że dana kategoria produktu wchodzącego w skład normalnego posiłku (jak np. wspomniany napój bezalkoholowy) będzie przedmiotem sporu z organami kontrolnymi. Ponadto przepis ten nie powinien – w zgodzie z przepisami również podatkowymi – nakładać szerokich obowiązków dokumentacyjnych i kontrolnych na pracodawcę względem pracownika.
5. § 2 ust. 1 pkt 26 – przejazdy środkami lokomocji
Przepis ten wskazuje na możliwość wyłączenia z podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne niektórych kategorii benefitów wynikających z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu. Odnosi się on również do prawa do korzystania z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.
Przepis ten niestety nie odpowiada współczesnym realiom, a jego praktyczne wykorzystanie przez pracodawcę jest uciążliwe i niepraktyczne. Pracodawca w świetle obecnych przepisów może np. kupić bilety na komunikację miejską i rozdawać je pracownikom (jeśli pozostałe przesłanki przepisu zostają spełnione). Nie może natomiast udostępnić pracownikom np. karty przedpłaconej, która umożliwiałaby ich samodzielne nabywanie. Taka możliwość jest konsekwentnie odrzucana przez organy ZUS w obecnym stanie prawnym.
Benefit ten ma znaczący potencjał i mógłby w sposób istotny poprawić komfort dojazdów pracownika do miejsca wykonywania pracy. Należy mieć na uwadze, że pracownicy mieszkają w różnych częściach miasta, które często jest podzielone na poszczególne strefy, od których zależy koszt biletów. Często dojeżdżają z okolicznych miejscowości, korzystając np. z kolei podmiejskiej. Ideą tegoż przepisu było umożliwienie pracodawcom udzielania wsparcia pracownikom w dojazdach do pracy. Tymczasem, aby móc skorzystać ze zwolnienia składkowego, pracodawca powinien kupować określoną liczbę biletów na różne środki komunikacji publicznej, na różne strefy, czy nawet na różne trasy. W praktyce jest to zbyt daleko idące utrudnienie, by pracodawcy chętnie decydowali się na taką ofertę benefitową.
Współcześnie zdecydowanie większą praktyczną wartość prezentują karty przedpłacone, których pracownik mógłby użyć do zakupu biletu komunikacji miejskiej i innej komunikacji publicznej (np. kolei podmiejskiej). Sytuacja każdego z pracowników jest inna: jedna osoba potrzebuje biletu na kilka minut, inna na godzinę, niektórzy dojeżdżają ze strefy pierwszej, inni ze strefy drugiej, a jeszcze inni z okolicznych miejscowości. Umożliwienie pracodawcom oferowania benefitu pracowniczego w postaci karty przedpłaconej, zasilanej miesięcznie niewielką kwotą ułatwiającą dojazdy, z pewnością stanowiłoby realizację ducha tegoż przepisu we współczesnych realiach.
6. Podatki
W tym miejscu należy poruszyć jeden z największych absurdów obecnego systemu benefitów. Żadne z wymienionych powyżej świadczeń – żywieniowe, na dojazdy, sportowe, medyczne etc. – nie korzystają automatycznie ze zwolnienia z podatków. Czasem prowadzi to do sytuacji, w której pracownicy nie chcą korzystać z benefitów, mimo że mają taką możliwość.
Dla przykładu – gdy pracodawca „oferuje” pracownikowi bon żywieniowy o wartości 400 zł, to kwota ta traktowana jest jako przychód podlegający opodatkowaniu. W efekcie (przy 12% podatku) pracownik dostanie wypłatę mniejszą o 48 zł. Czasem pracownik uznaje, że woli zatrzymać te pieniądze w portfelu. W efekcie pracownik nie korzysta z możliwości oferowanych mu przez pracodawcę, które mogą między innymi pozytywnie wpłynąć na jego wybory żywieniowe i w konsekwencji przyczynić się do utrzymania przez niego dobrej kondycji i stanu zdrowia w przyszłości. Pytaniem retorycznym pozostaje, czy Państwu bardziej opłaca się pobrać dziś 48 zł podatku, czy też zainwestować w dobrobyt i zdrowie pracownika?
Istnieje jednak pewien wyłom w tej ogólnej zasadzie. Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o PIT, świadczenia pieniężne finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych podlegają zwolnieniu z podatku dochodowego do kwoty 1000 zł w skali roku. Jednak, po pierwsze, nie każdy pracodawca tworzy Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych – jest on wyodrębniany u większych pracodawców. Niemal 96% wszystkich firm w Polsce to mikroprzedsiębiorstwa, które nie tworzą (i słusznie) ZFŚS. Po drugie, limit 1000 zł jest bardzo niski, tym bardziej że nie odnosi się on wyłącznie do benefitów opisywanych powyżej, a do wszelkich świadczeń pieniężnych i rzeczowych dla pracowników, wydawanych przecież zgodnie z przeznaczeniem tego funduszu. Czasowo, na mocy przepisów covidowych, do ustawy o PIT dodany został art. 52l, który podnosił ten limit do 3000 zł. Była to duża ulga dla pracodawców i przede wszystkim pracowników, którzy nie musieli płacić podatku od otrzymywanych benefitów. Obecnie przepisy te straciły moc obowiązującą i powróciliśmy do problematycznego limitu 1000 zł.
Wskazujemy na dwie istotne potrzeby. Po pierwsze, wskazane powyżej benefity pracownicze powinny podlegać takim samym zwolnieniom z podatku PIT, jak z podstawy wymiaru składek – niezależnie od tego, czy są finansowane z ZFŚS, czy nie. Umożliwi to ujednolicenie sytuacji pracowników bez względu na to, czy pracują w dużej korporacji posiadającej ZFŚS, czy w mikrofirmie. Po drugie, limit z ZFŚS powinien zostać podwyższony przynajmniej do poziomu 3000 zł, jak miało to miejsce na mocy przepisów covidowych. ZFŚS ma swoje określone przeznaczenie i środki przeznaczane dla pracowników z tego funduszu powinny ich wspierać bez „karania ich” za to, że otrzymali paczkę na święta dla siebie czy dla dziecka. Obowiązek zapłaty podatku od takich świadczeń jest bowiem w powszechnej świadomości traktowany właśnie jako niesprawiedliwa kara.
7. Podsumowanie
Polski rynek pracy stoi przed licznymi wyzwaniami, a benefity pracownicze z pewnością mogą być odpowiedzią na wiele z nich. Mogą przyczynić się do poprawy jakości życia i zdrowia pracowników oraz do ich długotrwałej obecności na rynku pracy. To inwestycja dla pracodawców, która powinna zostać tak samo postrzeżona przez Państwo. Rozsądna polityka w tym zakresie może przynieść wiele korzyści dla finansów publicznych w przyszłości. Oczywiście benefit nie może zastąpić wynagrodzenia pracownika. Jeśli jednak jest odpowiedzią na konkretne potrzeby, które mogą poprawić jakość życia zatrudnionych, to Państwo nie powinno karać pracownika podatkiem czy pobierać składek na ubezpieczenia. Rezygnacja z niewielkiej części wpływów do ZUS czy budżetu Państwa dziś, może oznaczać w przyszłości mniejsze wydatki na świadczenia medyczne NFZ, przesunięcie wypłaty emerytur dla wielu pracowników pozostających aktywnymi na rynku pracy, mniejszą liczbę wypłacanych rent etc.
Autor: Szymon Witkowski
