Komentarz FFPG do obowiązków przedsiębiorców w ramach Krajowego Systemu e-Faktur.
1. Co zmienia się od 1 kwietnia 2026 r.?
Od 1 kwietnia 2026 r. obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmuje zasadniczo wszystkich przedsiębiorców, którzy nie weszli do systemu 1 lutego jako podmioty z obrotem powyżej 200 mln zł w 2024 r. To jednak tylko połowa obrazu. Druga połowa, często pomijana, jest taka, że odbieranie faktur w KSeF jest obowiązkowe dla wszystkich już od 1 lutego 2026 r. W praktyce oznacza to, że nawet podatnik, który do końca marca mógł jeszcze wystawiać faktury poza systemem, od lutego i tak musiał mieć procedurę odbioru dokumentów zakupowych w KSeF.
KSeF zmienia zresztą nie tylko miejsce wystawienia faktury, ale samo rozumienie tego, kiedy faktura powstaje i kiedy uważa się ją za doręczoną. Datą wystawienia jest co do zasady dzień przesłania faktury do systemu, natomiast za otrzymaną uznaje się ją w dniu nadania jej numeru KSeF. Numer KSeF jest nadawany dopiero po pozytywnej walidacji dokumentu w systemie. Może zdarzyć się więc tak, że data wystawienia nie będzie tożsama z chwilą nadania numeru KSeF.
Z perspektywy praktycznej najważniejsze jest jednak to, że dopóki system nie przyjmie pliku XML i nie nada numeru KSeF, faktura nie funkcjonuje skutecznie w obrocie jako e-faktura w KSeF.
2. Kogo obejmuje obowiązek od kwietnia, a kto jeszcze ma czas?
Najwięcej nieporozumień budzi to, kogo obejmuje obowiązek od 1 kwietnia. Forma prawna nie ma tu większego znaczenia. KSeF dotyczy co do zasady każdego podatnika, także zwolnionego z VAT, jeżeli w danej sytuacji ma obowiązek wystawić fakturę. Obejmuje więc spółki, jednoosobowe działalności gospodarcze, podatników zwolnionych z VAT, a także faktury B2G (Business-to-Government). Równocześnie samo wejście KSeF nie sprawia, że nagle każda czynność musi być dokumentowana fakturą. Najpierw trzeba ustalić, czy w ogóle istnieje obowiązek wystawienia faktury na gruncie ustawy o VAT, a dopiero potem, czy ta faktura ma trafić do KSeF.
Szczególnej uwagi wymaga przejściowy limit 10 tys. zł brutto miesięcznie. Do końca 2026 r. podatnik może wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży udokumentowanej fakturami, które normalnie podlegałyby KSeF, nie przekracza w danym miesiącu 10 tys. zł brutto. Nie wlicza się tu faktur konsumenckich, sprzedaży udokumentowanej wyłącznie kasą rejestrującą, faktur wystawianych przy użyciu kas oraz paragonów z NIP do 450 zł uznawanych za faktury uproszczone. Najważniejsze jest jednak coś innego: po przekroczeniu limitu obowiązek powstaje już od faktury, którą przekroczono próg, a późniejszy spadek poniżej 10 tys. zł nie cofa obowiązku wejścia do KSeF.
To właśnie dlatego sformułowanie „mały przedsiębiorca ma czas do 2027 r.” bywa mylące. Ma czas tylko wtedy, gdy rzeczywiście mieści się w limicie. Przykładowo, lekarz na kontrakcie, który wystawi jedną fakturę na 20 tys. zł, nie korzysta z tego odroczenia i wchodzi do KSeF od 1 kwietnia 2026 r. Tak samo przedsiębiorca, który w kwietniu wystawi kilka faktur i ostatnią z nich przekroczy próg 10 tys. zł – od tej właśnie faktury powinien już działać w KSeF.
3. Kto nadal może wystawiać faktury poza KSeF?
Poza obowiązkiem pozostają przede wszystkim faktury wystawiane na rzecz konsumentów. Można je wystawiać w KSeF dobrowolnie, ale nie ma takiego obowiązku. Wyłączone są też niektóre sytuacje po stronie podmiotów zagranicznych, zwłaszcza gdy podatnik nie ma w Polsce siedziby ani stałego miejsca prowadzenia działalności albo co prawda ma stałe miejsce, ale nie uczestniczy ono w konkretnej dostawie lub usłudze. Obowiązkowi nie podlegają również niektóre procedury szczególne, m.in. OSS nieunijna, IOSS, procedura okazjonalnego międzynarodowego przewozu drogowego osób oraz czynności objęte procedurą SME.
Do końca 2026 r. utrzymana została również możliwość wystawiania faktur przy użyciu kas rejestrujących, w tym paragonów z NIP do 450 zł traktowanych jako faktury uproszczone. To odroczenie ma znaczenie dla handlu detalicznego i części usług, bo pozwala nie przebudowywać wszystkiego od razu. Z drugiej strony nie należy mylić tego wyjątku z pełnym wyłączeniem z KSeF – to rozwiązanie przejściowe, a nie trwała alternatywa dla systemu.
Od 1 kwietnia 2026 r. pojawia się też ważna nowość dla branży rolnej. W KSeF będzie można wystawiać faktury VAT RR i VAT RR KOREKTA, ale co do zasady rozwiązanie pozostaje fakultatywne. Nabywca wystawi taki dokument w systemie tylko wtedy, gdy rolnik ryczałtowy złoży w KSeF odpowiednie oświadczenie i wskaże go jako uprawnionego.
4. Gdzie się logować i z czego korzystać?
Ministerstwo Finansów daje dziś kilka realnych ścieżek pracy z KSeF: Aplikację Podatnika KSeF 2.0, Aplikację Mobilną KSeF, e-mikrofirmę w e-Urzędzie Skarbowym oraz program komercyjny zintegrowany z API KSeF 2.0. W bezpłatnych narzędziach można nie tylko wystawiać i odbierać faktury, ale też je przeglądać, pobierać w XML lub PDF, korzystać z dokumentów offline, obsługiwać kody QR, zarządzać uprawnieniami i pobierać UPO. Dla firmy wystawiającej kilka lub kilkanaście faktur miesięcznie to często wystarczy. Przy większym wolumenie dokumentów, akceptacjach wewnętrznych i automatyzacji zwykle sensowniejszy jest jednak system komercyjny.
Po integracji KSeF z login.gov.pl logowanie faktycznie stało się znacznie prostsze. Można wejść do systemu przez profil zaufany, mObywatela, bankowość elektroniczną lub e-dowód. Nadal działają też podpis kwalifikowany, pieczęć kwalifikowana, certyfikat KSeF i token. Co istotne, tokeny mają charakter przejściowy: będą funkcjonować tylko do 31 grudnia 2026 r., a od 1 stycznia 2027 r. pozostaną już wyłącznie certyfikaty KSeF.
W praktyce oznacza to, że mikroprzedsiębiorca może najczęściej zacząć od najprostszego logowania przez login.gov.pl, natomiast firma, która pracuje masowo na fakturach albo chce zautomatyzować proces, powinna od razu myśleć o integracji systemowej, certyfikatach i uporządkowaniu dostępu po stronie programu księgowego.
5. Kto i jak powinien się zalogować?
Dla jednoosobowej działalności gospodarczej sprawa jest najprostsza. Przedsiębiorca mający NIP ma podstawowe uprawnienia do korzystania z KSeF i zwykle loguje się sam profilem zaufanym, mObywatelem albo podpisem kwalifikowanym. Problemy zaczynają się nie w JDG, lecz w spółkach i innych podmiotach niebędących osobą fizyczną.
Jeżeli taki podmiot ma kwalifikowaną pieczęć z NIP, może korzystać z KSeF bez składania zgłoszeń do urzędu skarbowego. Jeżeli pieczęci nie ma, powinien złożyć ZAW-FA i wskazać pierwszą osobę fizyczną uprawnioną do działania w systemie. To ważny detal: w ZAW-FA wskazuje się tylko jedną taką osobę. Dopiero ona nadaje później kolejne uprawnienia elektronicznie już w samym KSeF. Właśnie ten etap, a nie wystawienie pierwszej faktury, bywa dla wielu spółek prawdziwym wyzwaniem.
KSeF nie zadziała też na zasadzie „księgowa wszystko widzi”. Uprawnienia są konkretne i można je rozdzielać: do wystawiania faktur, przeglądania faktur, zarządzania uprawnieniami czy nadawania dalszych uprawnień. To ma duże znaczenie dla biur rachunkowych i działów księgowości. Organizacja musi zdecydować, kto ma jedynie podgląd, kto może wystawiać dokumenty, a kto ma pełnić funkcję administratora. Bez takiego porządku KSeF nie uprości obiegu dokumentów, tylko przeniesie dotychczasowy chaos do nowego systemu.
6. Co w razie problemów z internetem? Offline24, QR i potwierdzenie transakcji.
Wokół trybu offline24 narosło sporo uproszczeń. Nie jest to jednak żadna papierowa furtka od KSeF, tylko tryb awaryjny na sytuacje, gdy przedsiębiorca ma problem z siecią albo chwilowo nie może wysłać dokumentu do KSeF. Fakturę wystawia się wtedy poza systemem, ale trzeba ją dosłać do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego. Jeżeli przed dosłaniem do systemu dokument ma trafić do nabywcy poza KSeF, trzeba zadbać o odpowiednie oznaczenie kodami QR albo linkiem weryfikującym. Do części tych rozwiązań potrzebny jest certyfikat KSeF typu 2, czyli certyfikat offline.
Przewidziano też rozwiązanie dla sprzedaży, w której klient nie chce czekać, aż dokument dostanie numer KSeF. W takich sytuacjach można wydać tzw. potwierdzenie transakcji. Nie jest to obowiązek, ale praktyczne narzędzie np. dla sklepów stacjonarnych czy stacji paliw. Zawarte w nim kody QR pozwalają później dotrzeć do właściwej faktury w KSeF.
Osobną kwestią są faktury z załącznikiem. To funkcja istotna przede wszystkim tam, gdzie jedna faktura musi przenieść większą liczbę danych, np. przy dostawach energii, usługach telekomunikacyjnych czy paliwach. Żeby z niej skorzystać, nie wystarczy sam program. Trzeba wcześniej złożyć w e-Urzędzie Skarbowym zgłoszenie ZGL_ZAL. To detal, o którym wiele firm dowiaduje się dopiero wtedy, gdy załącznik staje się nagle potrzebny operacyjnie. Co pocieszające, maksymalny czas realizacji zgłoszenia to 3 dni robocze, więc oczekiwanie na możliwość wystawienia faktury z załącznikiem nie będzie trwało długo, choć nawet 3 dni w nagłym przypadku mogą okazać się problematyczne.
7. Po co przedsiębiorcy KSeF i gdzie są realne ryzyka?
Pomimo licznych krytycznych głosów, KSeF niezaprzeczalnie ma wiele zalet. Ujednolica obieg faktur, ogranicza spory o to, czy dokument został wysłany i doręczony, ułatwia integrację z księgowością i daje prosty, szybki dostęp do faktur przez 10 lat. Dla wielu podmiotów największą korzyścią nie będzie jednak rewolucja cyfrowa, tylko zwykły porządek: mniej maili z PDF-ami, mniej ręcznego przekazywania plików do biura rachunkowego, mniej sytuacji, w których ktoś pracuje na niewłaściwej wersji dokumentu.
Jednocześnie wdrożenie nie należy do lekkich i przyjemnych zadań. Trzeba też uporządkować role, zweryfikować integrację programu, przetestować korekty i nauczyć się procedur. Główne ryzyko na najbliższy rok leży w chaosie operacyjnym.
Ponadto już po wdrożeniu KSeF należy utrzymywać nad nim kontrolę, chociażby dlatego, że system nie wysyła automatycznych powiadomień o nowych fakturach, więc wyznaczone osoby lub używane oprogramowanie muszą regularnie sprawdzać, czy pojawiły się nowe dokumenty.
8. Wsparcie zamiast karania.
Kary ustawowe za błędy związane z KSeF zostały odsunięte w czasie do 1 stycznia 2027 r. W tym samym terminie zacznie obowiązywać wymóg podawania numeru KSeF przy płatnościach za e-faktury pomiędzy podatnikami VAT czynnymi, także w mechanizmie podzielonej płatności. W 2026 r. administracja ma koncentrować się przede wszystkim na edukowaniu i wspieraniu podatników, a nie na natychmiastowym karaniu za pomyłki wdrożeniowe.
To nie znaczy jednak, że temat można odłożyć. Po 2026 r. ryzyko finansowe staje się już bardzo konkretne, bo kary mogą sięgać do 100% kwoty podatku wykazanego na fakturze wystawionej poza KSeF albo do 18,7% kwoty należności ogółem, gdy faktura nie zawiera podatku. Sankcja ma być miarkowana, ale sam poziom potencjalnej odpowiedzialności pokazuje, że okres przejściowy warto potraktować jako czas na porządne wdrożenie, a nie jako pretekst do czekania do grudnia.
9. Co przedsiębiorca powinien zrobić przed wejściem w system albo zaraz po nim?
Na tym etapie nie chodzi już o śledzenie zapowiedzi, tylko o poukładanie procesu. Trzeba wybrać narzędzie pracy, sprawdzić sposób uwierzytelnienia, ustalić, kto ma być pierwszym administratorem KSeF, nadać uprawnienia pracownikom i biuru rachunkowemu, ustawić sposób codziennego odbioru faktur, a w firmach działających terenowo lub przy słabym internecie – przygotować także procedurę offline24.
KSeF od kwietnia 2026 r. będzie już dla większości firm codziennym, techniczno-organizacyjnym obowiązkiem, który albo uporządkuje obieg dokumentów na nowy sposób, albo bardzo szybko pokaże słabości wdrożenia.
Autorka: Wiktoria Rogowska
