Od 1 stycznia 2025 r. e-Doręczenia stały się obligatoryjną formą komunikacji między urzędami a przedsiębiorcami. Każda nowa firma zarejestrowana po tym okresie uzyskuje od razu skrzynkę do e-doręczeń podając odpowiednie dane w systemie. Ustawa z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych wprowadza ramy czasowe, po upływie których korzystanie z adresu e-Doręczeń staje się dla pozostałych przedsiębiorców prawnym obowiązkiem. Podmioty wpisane do rejestru przedsiębiorców KRS przed 1 stycznia 2025 r. są zobowiązane do posiadania adresu do doręczeń elektronicznych od 1 kwietnia 2025 r. Na zmiany muszą się natomiast przygotować osoby, które zarejestrowały działalność w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej do 31 grudnia 2024 r. Tacy przedsiębiorcy są zobowiązani uzyskać wpis adresu do doręczeń elektronicznych do bazy od 1 października 2026 r.
Czym są e-Doręczenia? To usługa umożliwiająca przesyłanie korespondencji drogą cyfrową, która zapewnia taką samą moc prawną jak tradycyjny list polecony za potwierdzeniem odbioru. Jest wpisana do rejestru usług zaufanych (eIDAS) spełniając rygorystyczne wymogi bezpieczeństwa. Przedsiębiorcom zapewniona jest na podstawie art. 38 ww. ustawy gwarancja usługi, tj.:
- jednoznaczna identyfikacja nadawcy przed wysłaniem danych oraz adresata przed ich dostarczeniem;
- integralność danych, czyli wykluczenie możliwości niewykrywalnej zmiany treści;
- wskazania precyzyjnej daty i czasu wysłania oraz otrzymania korespondencji za pomocą kwalifikowanego elektronicznego znacznika czasu.
Celem systemu e-Doręczeń jest usprawnienie i ujednolicenie komunikacji między urzędami a przedsiębiorcami poprzez wprowadzenie jednolitych zasad wymiany korespondencji. Podmiot publiczny jest zobowiązany na podstawie art. 4 ustawy doręczać korespondencję wymagającą potwierdzenia odbioru na adres do doręczeń elektronicznych przedsiębiorcy, o ile jest on wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE). Przedsiębiorcy są zwolnieni z kosztów nadawania korespondencji do podmiotów publicznych w ramach korzystania z publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego. Wykorzystanie e-Doręczeń do komunikacji z innymi kontrahentami (podmiotami niepublicznymi) lub z klientami czy osobami prywatnymi jest już usługą odpłatną.
Baza adresów elektronicznych (BAE) stanowi nadzorowany przez Ministra Cyfryzacji ogólnopolski spis, pełniący funkcję głównego rejestru zweryfikowanych adresów wykorzystywanych w systemie e-Doręczeń. Wpis do tego rejestru umożliwia organom administracji publicznej precyzyjną weryfikację adresu do doręczeń elektronicznych przedsiębiorcy, co zapewnia podmiotowi gospodarczemu pewność, że oficjalna korespondencja będzie kierowana wyłącznie na jego autoryzowany kanał cyfrowy. Wpisanie adresu do BAE ma kluczowe skutki prawne. Zgodnie z Ustawą, wpis w bazie jest równoznaczny z żądaniem, aby podmioty publiczne doręczały korespondencję wyłącznie drogą elektroniczną. W przypadku braku wpisu w BAE, urząd przesyła korespondencję za pośrednictwem publicznej usługi hybrydowej, w ramach której cyfrowy dokument jest drukowany i dostarczany przez listonosza w formie papierowej. Brak aktywnego adresu pozbawia jednak przedsiębiorcę możliwości bezpłatnego nadawania pism do urzędów drogą elektroniczną oraz może naruszać ustawowe terminy wdrożenia systemu.
Korzystanie z tradycyjnego systemu pocztowego mogło przynosić wiele utrudnień dla przedsiębiorców takich jak dodatkowe koszty wysyłki, dłuższy czas obiegu dokumentów, konieczność wizyt na poczcie, trudniejsze zarządzanie archiwum. System e-Doręczeń ma być odpowiedzią na wiele z tych problemów. Niweluje on niedogodności i poprawia warunki związane z komunikacją podmiotów niepublicznych z publicznymi.
Czy wprowadzane zmiany mają jedynie pozytywny wpływ na codzienność przedsiębiorców?
Dużym praktycznym problemem dla przedsiębiorców może okazać się tak zwana „fikcja doręczenia”. Pismo uznaje się za doręczone po 14 dniach od momentu wpłynięcia na skrzynkę w sytuacji, kiedy odbiorca go nie odczytał. To koniec z awizo, system automatycznie liczy termin, w którym pismo zostanie uznane za dostarczone w świetle prawa. Przedsiębiorcy zobowiązani są do częstego monitorowania skrzynki, ponieważ ciężar odpowiedzialności zostaje przesunięty na odbiorcę.
Kolejny praktyczny problem dotyczy tego, kto ma dostęp do skrzynki e-Doręczeń? Wyznaczenie administratora (osoby fizycznej) skrzynki jest obowiązkowe już na etapie składania wniosku o utworzenie adresu do doręczeń elektronicznych. System pozwala na wskazanie więcej niż jednej osoby. Warto skorzystać z tej opcji i dla swojego przedsiębiorstwa wyznaczyć kilku administratorów, co zapobiegnie utracie dostępu do skrzynki w przypadku urlopu lub nagłego zwolnienia pracownika. W przypadku JDG najczęściej administratorem jest sam przedsiębiorca, jednak ustawa nadaje mu uprawnienie do wyznaczenia innej osoby.
Zgodnie z ustawą operator realizujący publiczną usługę rejestrowanego doręczenia elektronicznego ma obowiązek generowania potwierdzeń nadania oraz odbioru korespondencji. Każdy dowód zawiera kwalifikowany elektroniczny znacznik czasu, precyzyjnie określający datę i moment wysłania, otrzymania lub jakiejkolwiek zmiany danych. Ustawa przewiduje, że po wykreśleniu adresu z bazy, korespondencja w skrzynce jest przechowywana tylko przez rok a następnie usuwana wraz ze wszystkimi zasobami, dlatego przy archiwizacji na własny dysk ze skrzynki e-Doręczeń plików PDF, warto pobrać do nich pliki XML (dowody wysłania i otrzymania pisma), które są dowodem zabezpieczonym pieczęcią elektroniczną.
Wdrożenie systemu e-Doręczeń, którego fundamentem jest prowadzona przez Ministra Cyfryzacji Baza Adresów Elektronicznych (BAE), całkowicie przekształca zasady oficjalnej komunikacji między administracją publiczną a sektorem biznesowym. Dla przedsiębiorców oznacza to konieczność adaptacji do nowych wymogów ustawowych oraz zmierzenia się z istotnymi konsekwencjami prawnymi wynikającymi z cyfryzacji obiegu dokumentów.
System ma niewątpliwe zalety, przede wszystkim oszczędność czasu i pieniędzy. Niestety, nie jest pozbawiony wad. Trzeba będzie zwracać szczególną uwagę na korespondencję, aby nie wpaść w pułapkę fikcyjnego doręczenia. Może być to też ogromnym wyzwaniem dla tej grupy przedsiębiorców, dla których rozwiązania cyfrowe są wciąż wyzwaniem. Dla nich to co ma być ułatwieniem może okazać się ogromnym wyzwaniem. Bez względu jednak na to, czy jesteśmy zwolennikami, czy przeciwnikami tej formy komunikacji z urzędami, to już niebawem e-Doręczenia staną się obowiązkowe dla wszystkich. Jeśli Twoja firma nie została jeszcze objęta tym obowiązkiem, to warto się do niego odpowiednio przygotować.
Autorka: Lena Knap
